Aperçu du programme Canada au-delà de 150 



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Objectifs

L’initiative Canada au-delà de 150 : Politiques pour un avenir diversifié et inclusif a réuni une équipe de fonctionnaires occupant un éventail de postes à l’échelle du pays pour participer à un programme de dix mois visant à appuyer le leadership et le développement de compétences et à favoriser un changement culturel dans l’ensemble de la fonction publique. Les principaux objectifs du programme étaient les suivants :

  • Perfectionner le leadership d’un groupe diversifié de fonctionnaires;
  • Essayer de nouvelles méthodes pour appuyer l’élaboration de politiques ouvertes, acquérir les compétences requises et encourager un changement culturel pour une fonction publique plus ouverte, plus innovatrice et plus collaborative;
  • Faire participer les partenaires externes à l’élaboration d’analyses à plus long terme et susciter des idées novatrices qui appuieront l’élaboration des futures politiques.

Les cinq thèmes du programme

Les participants étaient invités à relever des défis politiques complexes sous les angles de la diversité et de l’inclusion, en ce qui a trait aux thèmes suivants :

  • Gouvernement féministe
  • Gouvernement ouvert et transparent
  • Réconciliation
  • Inclusion socio-économique
  • Objectifs de développement durable

Les participants ont étudié la façon dont ces enjeux pourraient évoluer au cours des 10 à 15 prochaines années, et envisagé la manière dont le gouvernement du Canada pourrait se préparer à ces changements. Horizons de politiques Canada a appris aux participants à utiliser des outils et des méthodes d’élaboration de politiques novateurs leur permettant de se former une opinion sur chacun de ces thèmes et de proposer des interventions en matière de politiques publiques.

Les personnes et les rôles

Le Bureau du Conseil privé (BCP) et Horizons de politiques Canada (Horizons) ont offert le programme. De nombreux organismes fédéraux ont appuyé le programme en parrainant les participants, en partageant leur savoir-faire et en offrant les conseils de hauts dirigeants.

Participants

Les participants à Canada au-delà de 150 ont été sélectionnés parmi 671 candidats de toutes les régions du Canada qui occupaient différentes fonctions professionnelles dans différents ministères et organismes. Les critères de sélection incluaient le leadership et l’esprit d’initiative, la capacité à travailler en équipe, l’aptitude en matière d’élaboration de politiques publiques et la contribution potentielle au programme. Le programme était ouvert aux fonctionnaires en début de carrière qui étaient employés permanents de la fonction publique depuis moins de cinq ans.

Au final, 86 fonctionnaires en début de carrière ont accepté une invitation à participer. Ils avaient des antécédents variés et représentaient
30 ministères et organismes fédéraux. Un quart des participants venait de l’extérieur de la région de la capitale nationale (RCN). La composition du groupe a fait en sorte intentionnellement qu’il dépasse les attentes en matière de représentativité dans la fonction publique pour les femmes (50 participantes), les minorités visibles (23 participants), les Autochtones (7 participants) et les personnes handicapées (5 participants).

Coordination du programme

L’équipe de coordination de Canada au-delà de 150 comprenait du personnel d’Horizons, ainsi que du Secrétariat des priorités et de la planification et du Secrétariat des communications et des consultations du Bureau du Conseil privé. L’équipe était responsable de la conception et de la gestion du programme, ainsi que des opérations quotidiennes.

Des analystes et des facilitateurs chevronnés d’Horizons ont aidé à guider les équipes qui travaillaient sur chaque thème. Le rôle principal de ces « facilitateurs » était de fournir aux participants une orientation et des conseils sur le processus, les outils et les méthodes, et d’aider à gérer les échéanciers et les produits. Plutôt que d’agir à titre de responsable de projet, les facilitateurs guidaient les groupes pour leur permettre d’atteindre leurs objectifs.

Les participants ont également reçu l’aide d’experts internes et externes. Ces derniers comprenaient des experts du gouvernement du Canada dans plusieurs domaines, des partenaires externes qui travaillaient dans les secteurs pertinents et d’anciens membres de canada@150, un programme précurseur de Canada au-delà de 150, mené en 2007-2008.

Gouvernance

Deux sous-ministres adjoints assuraient la supervision, l’orientation et le soutien à Canada au-delà de 150 : Isabelle Mondou, secrétaire adjointe, Secrétariat des priorités et de la planification, Bureau du Conseil privé, et James Gilbert, sous-ministre adjoint, Direction générale des affaires publiques et des relations avec les intervenants à Emploi et Développement social Canada (ancien sous-ministre adjoint d’Horizons de politiques Canada). Ils ont également dirigé un Comité directeur de sous-ministres adjoints, qui comprenaient des représentants des ministères responsables des cinq principaux thèmes du programme et l’un des sous-ministres champions du programme initial canada@150.

Les sous-ministres adjoints ont également agi en tant qu’agents de rétroaction pendant l’élaboration des interventions en matière de
politiques publiques des équipes de participants. En raison de ses liens thématiques, le programme a établi des relations avec les coprésidents du Groupe de travail des sous-ministres sur la diversité et l’inclusion, qui ont également participé aux événements de lancement
et de clôture.

Démarche suivie

La trousse à outils

Le programme Canada au-delà de 150 a fait l’essai d’un éventail d’outils et de méthodes visant à appuyer l’analyse et l’élaboration de politiques publiques. Ceux-ci comprenaient l’analyse prospective, la réflexion conceptuelle et la mobilisation.

La prospective stratégique nous aide à comprendre les forces qui entrent en jeu pour structurer un système, la manière dont le système pourrait évoluer et les surprises qui pourraient survenir. Ce processus systématique fait ressortir et teste les hypothèses de base et les modèles mentaux associés à un enjeu, et utilise notre capacité à simuler et à visualiser la façon dont il pourrait évoluer. Les participants ont élaboré des cartes de système pour mieux comprendre leur thème, avant de rechercher les signaux faibles indiquant que des changements prenaient forme dans leurs domaines respectifs. Ils ont utilisé les indices résultant de cette recherche afin d’élaborer des scénarios qui pourraient se produire dans le futur et de cerner les défis et les occasions potentiels.

La réflexion conceptuelle est une approche de résolution de problèmes centrée sur la personne qui s’appuie sur des techniques de recherche qualitative et quantitative visant à obtenir des renseignements sur la vie des personnes et sur leur compréhension contextuelle d’un enjeu. Cette approche comprend cinq étapes : faire preuve d’empathie à l’égard des utilisateurs, définir clairement ou redéfinir l’enjeu, proposer des idées, créer des prototypes, puis les tester. Les participants ont exécuté les trois premières étapes dans les délais impartis. Ils ont utilisé tout un éventail de techniques telles que des sondages culturels, des entrevues au passage dans la rue et des activités expérimentales en vue de comprendre ce que ressentent les intervenants, et ont élaboré des outils interactifs de diffusion. Ils ont également participé à des séances de mobilisation et de création en commun afin d’aider à définir le problème et de proposer des idées pour aborder les enjeux.

Mobilisation : la mobilisation d’un ensemble diversifié de partenaires et d’intervenants constituait la pierre angulaire du programme. Le but était de mieux comprendre le contexte des cinq thèmes et de cerner les enjeux de politiques publiques pertinents aux personnes intéressées ou concernées par ces enjeux, tout particulièrement les personnes avec lesquelles le gouvernement n’engage habituellement pas le dialogue. Les participants ont élaboré des cartes d’intervenants afin de déterminer qui aurait une incidence sur le système et qui serait touché par les changements qu’ils avaient cernés. Ils sont entrés en contact avec les groupes déterminés, qui comprenaient des experts travaillant dans le domaine ainsi que des personnes ayant fourni des avis basés sur leur expérience personnelle de l’enjeu, afin d’écouter les divers points de vue. Au cours de leurs discussions, les participants ont étudié les scénarios d’avenir plausibles, cerné les défis de politiques publiques potentiels, et élaboré des propositions de politiques.

Qu’entend-on par…

Cartes de systèmes : ce sont des représentations visuelles des éléments d’un système et de leurs interrelations. Elles permettent aux membres d’un groupe de partager leurs modèles mentaux, de dévoiler leurs hypothèses et de tester l’analyse partagée sur la façon dont le système pourrait évoluer.

Signaux faibles : ce sont des signes qui indiquent qu’un changement perturbateur pourrait être en cours, et prévoient une évaluation préliminaire des répercussions sur le système en cours d’étude.

Sondages culturels : il s’agit d’un autre moyen de recueillir l’information pour mieux comprendre les personnes. Pour mener les sondages culturels, différents outils (p. ex., journaux et caméras qui aident une personne à enregistrer ses pensées et ses expériences), artefacts (p. ex., souvenirs d’enfance) ou tâches (comme écrire, dessiner ou créer quelque chose qui exprime ce que les personnes ressentent face à un problème) sont utilisés pour aider à mettre à jour les hypothèses ou les perspectives implicites sur un domaine.

Entrevues au passage : ce sont de brefs dialogues menés autour d’une série de courtes questions. Elles se tiennent généralement dans des endroits publics, au fil de rencontres spontanées avec des personnes qui pourraient être concernées par un enjeu donné.

Canada au-delà de 150 était un dispositif d’examen de la façon dont ces outils pourraient contribuer à des analyses et à des propositions de politiques publiques plus cohérentes grâce à la réflexion à plus long terme, à une élaboration de politique ouverte et à une conception centrée sur l’utilisateur.

Programme : Apprentissage de la boîte à outils

Le programme comprenait des ateliers en ligne et des ateliers en personne. Les participants ont assisté à trois réunions de travail qui se sont déroulées sur plusieurs jours – lors du lancement du programme, en juin 2017 (à Ottawa), à mi-programme, en novembre 2017 (à Winnipeg) et à la clôture du programme, en mars 2018 (à Ottawa). Lors de la réunion de lancement, les participants ont assisté à une présentation du programme, des thèmes et des méthodes, et ont mis sur pied des équipes de travail en faisant leur choix parmi les cinq principaux
thèmes du programme. À mi-programme, les équipes ont présenté leur analyse prospective à un groupe diversifié d’intervenants locaux à Winnipeg. Il s’agissait d’un point crucial du programme, car les participants passaient des prévisions prospectives à l’analyse et à l’élaboration de politiques publiques. La dernière réunion a permis aux participants de partager ce qu’ils avaient appris au cours des
dix derniers mois. Les équipes ont fait part de leurs expériences et ont présenté les propositions de politiques publiques à leurs collègues, aux
gestionnaires, aux intervenants, aux partenaires et aux hauts fonctionnaires.

Bien que la vision du programme ait été établie avant son lancement, le programme Canada au-delà de 150 a été conçu pour s’adapter aux participants. Des évaluations ont eu lieu après chaque atelier afin de prendre en compte les expériences des équipes et d’ajuster le programme, au besoin.

Technologie de soutien de la collaboration

L’équipe du programme Canada au-delà de 150 s’attendait à ce que les participants utilisent un ensemble diversifié d’outils pour collaborer en ligne, notamment les outils du gouvernement comme GCcollab, qui est accessible aux partenaires et aux intervenants non fonctionnaires. Toutefois, les participants ont principalement choisi de collaborer à l’aide de plateformes infonuagiques de tiers comme Google Docs, Hangouts et Drive, car ils les trouvaient plus simples d’utilisation. L’équipe du programme a créé un site Web personnalisé dans Google pour permettre aux participants d’organiser leur travail. Certains participants ont également utilisé des outils en ligne comme Slack, Framemo.org
et Mind42 pour organiser leur travail, collaborer et faire jaillir des idées. La plus grande partie de la collaboration en ligne avec les partenaires externes a également fait appel à des applications et à des plateformes de tiers, parce que les partenaires utilisaient déjà ces outils.

Diversité et inclusion au sein du programme

Soutien à l’augmentation des connaissances relatives aux questions autochtones et à la mise en valeur
des compétences culturelles

La réconciliation était l’un des cinq thèmes du programme Canada au-delà de 150. À ce titre, les points de vue des Autochtones constituaient un élément important des trois rencontres en personne, y compris d’une allocution du sénateur Murray Sinclair lors de la dernière rencontre. Une aînée et une aînée en formation ont apporté leur soutien aux participants durant la deuxième moitié du programme. Tout en collaborant de plus près avec l’équipe de réconciliation, l’aînée a également fait part de ses conseils et de son point de vue à l’équipe de coordination du programme et aux membres du personnel de soutien.

L’équipe du programme voulait donner suite à l’engagement du gouvernement envers la mise en œuvre de l’appel à l’action no 57 de la Commission de vérité et réconciliation relatif à la formation de la fonction publique (voir page 46). Les participants et l’équipe de gestion du programme ont tous participé à ce perfectionnement professionnel, qui comprenait une présentation commune au sujet de l’héritage des pensionnats donnée par un aîné et un représentant qui appuyaient le travail de la Commission de vérité et réconciliation. Le perfectionnement professionnel comprenait également un exercice de couvertures – un outil didactique interactif destiné à faire connaître la relation historique et moderne entre les peuples autochtones et non autochtones au Canada.

Langues officielles

En reconnaissant l’importance d’offrir le programme de manière équitable dans les deux langues officielles, l’équipe du programme s’est engagée durant la période de recrutement dans une sensibilisation ciblée visant les bureaux qui comptaient une proportion élevée d’employés fédéraux francophones. Tant le taux d’application que la représentation ultérieure des francophones dans le programme étaient relativement faibles par rapport à la proportion de francophones dans la fonction publique fédérale.

Afin d’offrir une expérience équivalente aux anglophones et aux francophones au cours des séances simultanées, les présentations d’ateliers ont été données dans chaque langue officielle. Cela signifiait toutefois que les participants francophones qui participaient aux présentations données en français seulement manquaient les interactions qui avaient lieu dans le groupe anglophone de plus grande taille. Pour le dernier atelier, à la demande de participants, l’équipe du programme a présenté une séance intégrée en anglais et en français en personne.

Mesures d’adaptation pour les participants malvoyants

L’un des participants s’est déclaré malvoyant. L’équipe s’est réunie avec lui et avec le Bureau de la condition des personnes handicapées d’Emploi et Développement social Canada pour savoir comment rendre le programme inclusif afin qu’il puisse retirer des bénéfices de sa participation. Par conséquent, l’équipe du programme a apporté des ajustements, par exemple la conversion de la documentation des ateliers à un format accessible et la planification de pauses plus longues afin de répondre à ses besoins. L’équipe s’est entretenue régulièrement avec le participant afin d’obtenir sa rétroaction, d’apporter des ajustements au besoin, et de trouver d’autres solutions.

Gestion d’une participation véritable à l’échelle régionale

Environ 25 pour cent des participants au programme Canada au-delà de 150 vivent et travaillent à l’extérieur de la région de la capitale nationale. Tout au long du programme, ces participants se réunissaient et collaboraient en ligne au moyen de diverses plateformes, par vidéoconférence ou téléconférence, ou par l’intermédiaire de robots de téléprésence. Les animateurs ont utilisé des techniques de facilitation afin de s’assurer que les participants régionaux étaient entendus (voir nos pratiques exemplaires pour la participation à distance). Dans le but d’offrir une expérience équitable pour tous concernant les ateliers, l’équipe du programme a organisé un atelier en ligne uniquement. Bien que les participants de la région de la capitale nationale aient trouvé cette expérience difficile, les participants régionaux ont trouvé que c’était l’une des plus efficaces. Elle a également donné aux participants de la RCN une idée des difficultés rencontrées par les fonctionnaires régionaux au quotidien. La technologie a des limites pour ce qui est de minimiser les déséquilibres régionaux. Les limites techniques compliquaient parfois la participation régionale égale, et les participants ont déclaré lors de discussions et dans leurs évaluations régulières que les séances de travail en personne étaient les plus productives.

Ouverture du programme au-delà des participants

Pour ouvrir le programme à la communauté de politiques, les ressources d’apprentissage de Canada au-delà de 150 ont été partagées sur
un site Web dès qu’elles étaient prêtes, et on a fait leur promotion sur les médias sociaux. Le site Web mettait également en vedette des billets de blogue rédigés par des participants, des partenaires ainsi que l’équipe du programme concernant divers éléments de leur expérience par rapport au programme. Par l’entremise d’un partenariat avec l’Institut de recherche en politiques publiques, le programme a également publié une série d’articles sur le programme Canada au-delà de 150 avec le magazine en ligne Options politiques.

Utilisation des médias sociaux dans le programme

L’équipe du programme avait prévu que les médias sociaux contribueraient à amplifier les expériences, les apprentissages et l’analyse
des participants. Elle avait prévu que les participants utiliseraient beaucoup les médias sociaux à ces fins. À l’exception d’un premier élan d’activité sur les médias sociaux, la mobilisation des participants a fortement diminué tout au long du programme. L’équipe des communications d’Horizons a offert des ateliers pour fournir des conseils et donner des outils concernant l’utilisation personnelle et professionnelle des médias sociaux. Voici ce que certains des participants ont dit :

  • Certains participants hésitaient à utiliser les médias sociaux pour discuter du « travail en cours », car ils préféraient partager des renseignements quant aux retombées et aux résultats définitifs.
  • D’autres ont mentionné un manque de soutien ou de compréhension des fonctionnaires par leurs superviseurs en ce qui concerne l’utilisation des médias sociaux, les avantages offerts et les restrictions imposées.
  • Les politiques incohérentes et l’accès aux médias sociaux continuent de poser problème aux participants.